自动化如何帮助战略采购团队少花钱多办事

随着许多企业开始为大流行后的世界做规划，采购领导者们正在寻找创造性的解决方案，以确保未来业务的连续性。仅在过去的一年里，办公室采购势头明显在从一个战术组织演变成一个商业战略伙伴的过程中。

组织快速跟踪这种转变的一种方法是利用云支出管理系统来自动化采购任务。在一个哈佛商业评论的新报告45%的受访采购负责人表示，疫情大大加快了他们的自动化计划。

采购办公室通常依赖于手动流程、电子表格和电子邮件链，在数字化转型方面一直被忽视。虽然有些团队可能会利用传统的企业资源规划(ERP)软件，但这些遗留系统对用户来说可能会很复杂，并且会进一步减慢流程。

为了缩小这一数字加速差距，领先的采购团队正在转向直观的、基于云的采购自动化解决方案，帮助团队成员从被动角色转变为战略角色。根据…麦肯锡公司报告显示，近56%的从源头到付款的流程可以通过技术实现自动化。

通过自动化数据输入、项目和节省跟踪以及供应商入职等任务，采购团队赢得了宝贵的时间，成为企业内值得信赖的合作伙伴。不仅如此，麦肯锡公司的研究还发现，对于一个每年花费20亿美元的企业来说，采购自动化有助于防止利润泄漏，每年可以增加7000万美元的底线。

这些只是采购领导者利用自动化来推动重大影响的几个方法:

提供企业范围的可见性

传统的采购流程依赖于手动更新的电子表格和电子邮件链，这可能会无意中让利益相关者蒙在蒙昧，并使企业面临不必要的风险。然而，采购自动化可以为涉众、供应商和业务合作伙伴提供端到端采购过程的鸟瞰图，同时也大大降低了人为错误的风险。采购自动化大都会艺术博物馆等机构优先考虑可见性，同时将审批时间缩短了83%，并超出了惊人的200%的节省目标。

使用自动化，采购团队可以对他们提供给利益相关者的数据有信心，并且可以轻松地通过采购周期跟踪他们的项目。这可见性扩展到整个企业，揭开采购过程的神秘面纱，增加其他业务单位的参与。

支持法规遵从性

所有采购团队的基本责任是保护他们的业务免受风险，并确保他们的企业符合所有地方、国家和全球法规。自动化可以通过跟踪必要的指标来遵守合规标准，从而减轻采购主管的负担。

例如，澳大利亚最近通过了这项法案新的人权立法要求企业通过供应链的每个环节报告其供应商及其供应商的供应商的劳动实践。投资于采购自动化的企业可以将合规性融入到他们的供应商中，并跟踪必要的监管指标，而不会错过任何一个节拍。

简化供应商管理

通过在单一平台上跟踪所有必要的数据，而不是通过多个电子邮件链，自动化还可以显著改善供应商的入职体验。通过为采购、利益相关者和供应商提供一个集中的中心来存储信息并相互协作，最终实现自动化加强供应商关系．

供应商自动化可以确保只有符合公司标准的供应商才能加入系统。而且，由于许多企业依赖于相互关联的软件生态系统，自动化供应商数据也可以帮助将重要信息立即迁移到供应商主系统中。

发现节约成本的新机会

使用自动化，采购主管可以更深入地挖掘他们的采购数据，以更好地预测业务需求并找到节约成本的新途径．有了唾手可得的所需数据，首席采购官和其他采购负责人就可以了解历史趋势，并确定节省的差距。

而不是花时间追踪必要的信息，企业领导人可以得到他们需要的数据，当他们需要它来制定战略支出决策。为西悉尼机场，这种可见性产生了显著的结果。西悉尼机场从主要在多个平台上运行的手动流程切换到一个系统后，能够将他们的数据整合到一个系统中，并根据可操作的见解做出战略决策。

“如果你拿一个简单的例子，比如趋势分析和消费，以前我没有正确地看到这些信息。首席技术官汤姆•麦科马克(Tom McCormack)说:“我有时会在实际事件发生两个月后看到趋势。”“现在，我和我的财务同事可以在几天或几周内确定趋势。因此，我们可以更快地做出决策，对新情况做出快速反应，并保持我们在成本范围内的节奏。”

自动化助力战略采购

领先的采购团队正在利用自动化来提升他们在企业中的组织，并在战略决策中发挥主要作用。从增强可见性到企业遵从性，再到供应商入职，再到成本节约，自动化使团队能够为他们的业务做更多的事情。

作为采购持续发展在美国，授权采购团队的企业将更有能力战略性地管理支出，并在不断变化的商业世界中游弋。